Законодавством не передбачено прямих норм щодо притягнення до відповідальності роботодавців за не ведення особових карток на працівників. Проте це слугуватиме підставою за притягнення до відповідальності за порушення законодавства про працю.

Основним обліковим документом для працівника є особова картка П-2, а облік особового складу ведуть за допомогою картотеки особових карток та за іншими уніфікованими формами первинної облікової документації з праці. Законодавство не містить норми, яка б прямо визначала обов’язок роботодавця із ведення особових карток працівників. Однак необхідність ведення такого облікового документа є беззаперечною, про що опосередковано свідчать нормативні акти у сфері праці.

Приклад

Пункт 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, зобов’язує роботодавця ознайомити працівника під розписку в особовій картці з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення.

Притягти до відповідальності посадових осіб роботодавця саме за відсутність особових карток працівників не вбачається можливим. Однак їх відсутність може стати підставою для притягнення до відповідальності за порушення законодавства про працю як посадових осіб роботодавця, так і роботодавця як юридичної особи.

   Так, інспектор зобов’язаний з’ясувати чи з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, працівники ознайомлені під розписку в особовій картці .