Що таке табель обліку використання робочого часу? Як він правильно ведеться? Які є способи для організації та проведення обліку робочого часу? Як на практиці використовується типова форма табелю обліку робочого часу? Як ведеться табель обліку робочого часу?

Облік робочого часу здійснюється за допомогою табелів, які ведуться щомісячно на працівників підприємства, установи, організації (далі — організація).

Табель обліку використання робочого часу — іменний список працівників структурного підрозділу організації, цеху, відділу, дільниці тощо. Табель обліку ведеться окремо по категоріях працівників, а в межах категорій — у порядку табельних номерів або в алфавітному порядку.

Для ведення обліку використання робочого часу кожному працівнику присвоюється табельний номер, який зазначається в усіх документах з обліку праці та її оплати. У випадку звільнення (або переведення) працівника до іншого структурного підрозділу його колишній табельний номер не може бути присвоєний іншому працівнику та має залишатися вільним не менше трьох років.

Відомості щодо працівника (прізвище, ім’я, по батькові, назва посади) можуть бути внесені до табелю лише на підставі належно оформлених кадрових документів, зокрема наказів про прийняття, переведення, звільнення.

Облік робочого часу може здійснюватись у два способи: методом суцільної реєстрації явок і неявок працівників на роботу або шляхом реєстрації тільки неявок (відхилень).

Оскільки, згідно зі статтею 115 Кодексу законів про працю України (КЗпП) заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором, але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, табель обліку робочого часу заповнюється двічі: за першу половину місяця — для нарахування авансових платежів та за весь місяць — для розрахунку заробітної плати за місяць. Наприкінці місяця у табелі підраховується загальна кількість відпрацьованих днів (годин) і днів (годин) неявок на роботу.

Типова форма табелю обліку робочого часу № П-5 була введена в дію з 1 січня 2009 року наказом Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489. Вона рекомендована для застосування і використовується як формалізований набір показників у складі первинного обліку організації щодо використання робочого часу, необхідний для заповнення форм державних статистичних спостережень з праці.

На практиці табель використовується також для інших цілей, зокрема, таких як:

облік використання робочого часу всіх категорій працівників, що уклали трудовий договір;

контроль за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу;

отримання даних про відпрацьований час;

розрахунок заробітної плати.

Чи можна змінити форму табелю? Приміром, виключити певні графи або ввести нові.

Відповідно до пункту 2 Примітки до Типової форми № П-5, ця форма носить рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку в організації.

Отже, виключати передбачені Типовою формою № П-5 графи не можна, утім її можна доповнювати іншими графами, для забезпечення обліку використання робочого часу.

Табель складається в одному примірнику уповноваженою на те особою за два-три дні до початку розрахункового періоду.

Після відповідного оформлення табель передається до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.