Ситуація: коли коригувати відпускні

При обчисленні відпускних підприємство застосовує коефіцієнт підвищення заробітної плати. Чи зобов’язане підприємство його застосовувати? Якщо в декларації з податку на прибуток за минулий рік збиток, але кошти на банківському рахунку є, чи можна не застосовувати такий коефіцієнт? Чи можна зменшити коефіцієнт підвищення заробітної плати? Якщо так, то як це обгрунтувати?

У разі якщо в розрахунковому періоді або під час відпустки було підвищення тарифних ставок і посадових окладів, то при обчисленні відпускних заробітна плата до підвищення коригується на коефіцієнт підвищення (п. 10 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженої постановою КМУ від 08.02.1995 № 100). При цьому на госпрозрахункових підприємствах коригування проводиться з урахуванням фінансових можливостей.

Але проводити коригування потрібно. На цьому свого часу наголосили фахівці Мінпраці у листі 24.10.2008 № 696/13/84-08. І хоча лист доволі старий, проте його тезами судді керуються і тепер (зокрема, ухвала ВАСУ від 03.12.2014 № К/800/52610/13). Тому і підприємствам не варто нехтувати рекомендаціями фахівців Мінпраці, зокрема, проводити коригування зарплати при нарахуванні відпускних.

Нагадаємо, що коефіцієнт коригування розраховують шляхом ділення підвищеного посадового окладу на посадовий оклад до підвищення.

Якщо фінансовий стан не дає змоги застосувати розрахований коефіцієнт коригування, то підприємство може його зменшити. Рішення про зменшення коефіцієнта приймає керівник підприємства та погоджує його із профспілковим комітетом підприємства або з іншим уповноваженим на представництво трудового колективу органом. При цьому до наказу керівника бажано додати результати аналізу наявних фінансових можливостей підприємства.

Також умови зменшення коефіцієнта коригування заробітної плати при нарахуванні відпускних варто зазначити в колективному договорі або в положенні про оплату праці на підприємстві. Наприклад, можна передбачити, що коригуючий коефіцієнт зменшується, якщо у І кварталі підприємство спрацювало зі збитком або якщо за результатами минулого року отримало збиток. Також підприємство може передбачити й інші об’єктивні причини зменшення коефіцієнта коригування.

При цьому, якщо при перевірці фахівці Держпраці будуть заперечувати розміри та умови, за яких зменшується коефіцієнт коригування, то саме вони мають довести законність своїх вимог. Адже законодавство не містить чітких вимог про зменшення коефіцієнта коригування.

Ситуація: як розрахувати відпускні у разі підвищення окладу

Працівник, якому у вересні 2016 року було підвищено оклад із 5000 грн. до 5500 грн., йде у жовтні цього року у відпустку. Як розрахувати коефіцієнт коригування у зв’язку з підвищенням окладу? Які із сум нарахування у липні 2016 року слід брати для розрахунку коефіцієнта, якщо в липні працівникові було нараховано 5050 грн. (із них: зарплата за липень — у сумі 1500 грн., індексація зарплати — 50 грн., відпускні — 3000 грн. та премія — 500 грн.)?

Середню зарплату для обчислення сум відпускних розраховують відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100).

Виплати, шо їх включають до розрахунку середньої зарплати, наведено в пункті 3 Порядку № 100, а ті, що не включають, — у пункті 4. Зокрема, одноразові виплати, до яких належить і премія до свят, не включають до виплат, що враховуються для обчислення середньої зарплати, з якої визначають суму оплати щорічної відпустки. Додамо, що Мінсоцполітики звертало на це увагу в листі від 03.03.2014 № 237/13/84-14. Натомість суми відпускних та індексація зарплати включаються до заробітку, з якого обчислюють середню зарплату, адже вони не потрапили до переліку виплат, наведеного у пункті 4 Порядку № 100.

Якщо підвищуються тарифні ставки й посадові оклади на підприємстві, в установі, організації відповідно до актів законодавства, а також за рішеннями, передбаченими у колдоговорах (угодах), як у розрахунковому періоді, так і в періоді, протягом якого за працівником зберігаються середній заробіток, зарплату, включаючи премії та інші виплати, що враховуються під час обчислення середньої зарплати, за проміжок часу до підвищення коригують на коефіцієнт їх підвищення (п. 10 Порядку № 100).

Середньоденний (годинний) заробіток визначають на основі відкоригованої у такий спосіб зарплати.

Коефіцієнт коригування визначають шляхом ділення окладу, встановленого працівникові після підвищення посадових окладів, на оклад, який був у цього працівника до підвищення. Саме так рекомендує його визначати Мінпраці в листі від 24.10.2008 № 696/13/84-08.

Тому в нашому випадку сумарний заробіток у розрахунковому періоді до підвищення посадових окладів (жовтень 2015 року — серпень 2016-го), тобто до вересня 2016 року, становить:

5000 грн. × 10 міс. + (1500 грн. + 50 грн. + 3000 грн.) = 54 550 грн.

Коефіцієнт підвищення посадових окладів буде таким:

5500 грн. ÷ 5000 грн. = 1,1.

Відкоригований заробіток за період до підвищення посадових окладів становитиме:

54 550 грн. × 1,1 = 60 005 грн.

Заробіток у розрахунковому періоді після підвищення посадових окладів, тобто за вересень 2016 року становить 5500 грн.

Сумарний заробіток за розрахунковий період (жовтень 2015 року — вересень 2016 року) дорівнюватиме:

60 005 грн. + 5500 грн. = 65 505 грн.

Середньоденний заробіток для обчислення відпускних буде:

65 505 грн. ÷ (366 к. дн. – 10 к. дн.) = 184 грн.

Ситуація: як коригувати заробіток під час обчислення відпускних працівникові, посадовий оклад якого встановлено на рівні мінімальної зарплати

Йдеться про ситуацію, коли комірник підприємства іде у щорічну основну відпустку (тривалістю 24 календарних дні) з 10.04.2017 року. Посадовий оклад працівника встановлено на рівні мінімальної зарплати, інших доплат та надбавок немає.

Якщо у штатному розписі посадові оклади працівників встановлено на рівні мінімальної зарплати, то у зв’язку з її підвищенням відповідно до законодавства збільшують і розміри посадових окладів.

Зверніть увагу! З 01.01.2017 мінімальну заробітну плату більше не застосовують як розрахункову величину для визначення посадових окладів, зарплати та інших виплат працівникам. Посадовий оклад тепер не може бути меншим за прожитковий мінімум для працездатних осіб станом на 1 січня календарного року.

Упродовж 2016 року і до квітня 2017 року мінімальна зарплата становила:

• з 1 січня по 30 квітня 2016 року — 1378 грн;
• з 1 травня по 31 листопада 2016 року — 1450 грн;
• з 1 по 31 грудня 2016 року — 1600 грн;
• з 1 січня по 31 грудня 2017 року — 3200 грн.

Залежно від розрахункового періоду під час обчислення відпускних необхідно брати до уваги таке підвищення і розрахувати коефіцієнт коригування. Розглянемо порядок обчислення відпускних у такому випадку на Прикладі.

Ситуація: як проводити коригування заробітку при підвищенні посадових окладів для обчислення відпускних

Бухгалтерам (при підвищенні посадових окладів працівників) нараховуючи суми оплати праці за час щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв’язку з навчанням, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або виплати їм компенсації за невикористані відпустки, потрібно враховувати ще й пункт 10 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100(далі — Порядок № 100).

Відповідно до пункту 10 Порядку № 100 визначено, що у випадках підвищення тарифних ставок і посадових окладів в установі, організації відповідно до актів законодавства, а також за рішеннями, передбаченими в колективних договорах (угодах), здійснюється коригування заробітної плати на коефіцієнт підвищення посадових окладів. Таке коригування здійснюють як у розрахунковому періоді, так і в періоді, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток, заробітна плата, включаючи премії та інші виплати, що враховуються при обчисленні середньої заробітної плати, за проміжок часу до підвищення.

Виходячи з відкоригованої заробітної плати у розрахунковому періоді, визначають надалі середньоденний (годинний) заробіток.

Зверніть увагу! Якщо підвищення тарифних ставок і окладів відбулося у періоді, протягом якого за працівником зберігався середній заробіток, за цим заробітком здійснюються нарахування тільки в частині, що стосується днів збереження середньої заробітної плати з дня підвищення тарифних ставок (окладів). Тобто якщо, приміром, відпустка працівника переходить з червня на липень, а з 1 липня підвищено посадовий оклад відповідно до законодавства, тоді суму відпускних за дні липня необхідно відкоригувати на коефіцієнт підвищення посадових окладів.

У разі зміни тарифної ставки (посадового окладу) працівникові у зв’язку з присвоєнням вищого розряду, переведенням на іншу вищеоплачувану роботу (посаду) тощо таке коригування середньої заробітної плати не провадиться.

Коефіцієнт підвищення посадових окладів обчислюють шляхом ділення посадового окладу, встановленого в місяці на який припадає відпустка, на посадовий оклад, який був у місяцях розрахункового періоду до підвищення.

Коригувати потрібно всі виплати, які відповідно до пункту 3 Порядку № 100 включають для обчислення середнього заробітку. Водночас пам’ятаймо про особливості включення премій до розрахунку середньої заробітної плати, а також те, що до розрахунку середньої заробітної плати включають виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо), та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, а також суми індексації.

Ситуація: суму відпускних помилково виплачено двічі. Як провести виправлення нарахувань і утримань в обліку та як їх відобразити у звітності

Йдеться про ситуацію, коли підприємством було нараховано відпускні двом працівникам. Під час виплати відпускних допущено помилку, внаслідок якої вони були перераховані на картковий рахунок працівників двічі. Нарахування ЄСВ та утримання ПДФО і військового збору також здійснено двічі. Але у звіті з ЄСВ суми були відображені правильно. Помилку виявлено у кінці наступного місяця. Суму відпускних працівники повернули до каси підприємства.

У разі виявлення помилки, внаслідок якої працівникові було надміру виплачено суми коштів, передусім вони мають бути повернені. При цьому слід врахувати, що утримання із заробітної плати можуть проводитися тільки в передбачених законодавством випадках. Причому під час кожної виплати заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20% (в окремих випадках 50%) заробітної плати, що належить до виплати працівникам (ст. 26 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР).

Випадки, коли із зарплати працівника роботодавець може здійснити утримання, перелічено в статті 127 Кодексу законів про працю України. Зокрема, утримання із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості підприємству, де вони працюють, можуть провадитися за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок.

У цьому випадку власник або уповноважений ним орган має право видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого з дня виплати неправильно обчисленої суми.

Що ж до надміру нарахованих і утриманих податків і зборів, то слід діяти так.