Виплата відпускних у більших розмірах
Водночас підприємство може провести коригування гривневого заробітку. Адже виплата сум відпускних у більших розмірах, аніж розраховано за Порядком № 100, не вважатиметься порушенням трудового законодавства.
По-перше, відповідно до частини другої статті 12 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР (далі — Закон № 108) норми і гарантії в оплаті праці, передбачені Кодексом законів про працю України (КЗпП), є мінімальними державними гарантіями. До них належать і гарантії в частині оплати щорічних відпусток. Тож обов’язок підприємства насамперед — виплачувати відпускні в сумах, не нижчих за такі мінімальні гарантії. Для цього й маємо Порядок № 100, за яким розмір оплати відпусток і є мінімальною гарантією.
Увага: підприємство може встановити власний механізм оплати відпусток. Але розмір відпускних має бути не меншим за той, що вимагає Порядок № 100
По-друге, підприємство у колдоговорі самостійно, але з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною, галузевими (міжгалузевими) і територіальними угодами, встановлює форми і системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат. Тож підприємство має право встановити власний механізм оплати часу відпусток або їх додаткової оплати. Головне, аби такий розмір був не нижчим, аніж той, що його вимагає Порядок № 100.
Відповідальність роботодавці нестимуть, якщо не дотримаються мінімальних гарантій в оплаті праці.
Зокрема, згідно з частиною другою статті 265 КЗпП за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці на роботодавців чекає штраф у десятикратному розмірі мінімальної зарплати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення. Окрім того, за виплату зарплати у неповному обсязі на посадових осіб підприємств, установ та організацій, незалежно від форми власності, і приватних підприємців відповідно до частини першої статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення накладається адмінштраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн).
Ситуація: як правильно зробити перерахунок відпускних, якщо працівник захворів у відпустці
Насамперед відзначимо, що відповідно до пункту 1 частини другої статті 11 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР щорічна відпустка має бути перенесена на інший період або продовжена в разі тимчасової непрацездатності працівника. Тож від обраного працівником варіанта і залежатимуть дії бухгалтера.
Працівник продовжив відпустку одразу після лікарняного
Працівник може скористатися своїм правом продовжити відпустку одразу після закінчення лікарняного. У такому разі він має повідомити керівництво підприємства про своє рішення, написавши відповідну заяву на продовження відпустки. На підставі заяви керівник має видати наказ про продовження відпустки. Самостійно вирішувати питання про перенесення відпустки на період, безпосередньо наступний за днем припинення хвороби, працівник не може. З цим погоджуються і фахівці Мінсоцполітики у своєму листі від 31.01.2012 № 30/13/133-12.
Коли працівник напише заяву на продовження відпустки через хворобу, то йому мають надати саме стільки днів, скільки він хворів у відпустці. Причому потрібно враховувати календарні дні хвороби, а не робочі. Якщо частина періоду хвороби припадає на час, коли працівник вже мав стати до роботи, то такі дні працівникові не переносяться.
У випадку продовження відпустки робити перерахунок нарахованих та виплачених відпускних не потрібно. Адже працівник не виходить на роботу з відпустки і підстави для нарахування відпускних, виходячи із нового розрахункового періоду, немає. Бухгалтеру потрібно лише нарахувати лікарняні за період хвороби працівника.
Також з метою правильного оподаткування податком на доходи фізичних осіб та нарахування єдиного соціального внеску потрібно буде правильно розділити суми доходів за місяцями. Тобто якщо продовжена частина відпустки припаде на наступний місяць, то відповідно і суму відпускних з метою оподаткування потрібно включати до доходу наступного місяця. Це може бути важливим при:
Працівник переніс відпустку на інший період
Якщо працівник бажає взяти дні відпустки, під час яких він хворів, у інший зручний для нього час, то він так само, як і у випадку з продовженням відпустки, має написати заяву. У ній зазначається нова дата початку відпустки та її тривалість. Якщо керівник згоден, то він видасть наказ на перенесення відпустки.
У ситуації з перенесенням відпустки на нову дату бухгалтер має зробити перерахунок та утримати зайво нараховані відпускні. Адже працівник фактично використав меншу кількість днів відпустки. Нову суму відпускних нараховуватимуть з огляду на новий розрахунковий період.
Ситуація: як виключити відпустки без збереження заробітної плати з розрахункового періоду для обчислення щорічної відпустки
Працівник протягом року кілька разів брав відпустку без збереження заробітної плати. Як правильно зробити розрахунок середньоденної заробітної плати при нарахуванні чергової відпустки і на підставі якого документа можна зменшити кількість календарних днів при розрахунку середньоденної заробітної плати для чергових відпусток?
Розмір середньої заробітної плати для розрахунку відпускних обчислюється шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством).
У даному випадку необхідно брати за основу фактично відпрацьовані дні. Відповідно, в постанові КМУ «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» від 08.02.1995 № 100 зазначено, що час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково (в нашому випадку це відпустка без збереження заробітної плати), виключається з розрахункового періоду.
Тобто якщо працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати протягом 11 календарних днів, а загальна сума нарахованої з/п за останні 12 місяців становила 11500,00 грн., то середня заробітна плата буде розраховуватися таким чином:
11500 грн. ÷ (365 – 11 (святкові та неробочі) – 10 (відпустка за власний рахунок)) = 33,43 грн.
Для розрахунку суми відпускних одержаний результат множиться на число календарних днів відпустки.
Слід відмітити, що у листі Мінсоцполітики від 26.11.2012 № 1203/13/84-12 зазначено, що з розрахункового періоду слід виключати відпустку без збереження зарплати, надану як за статтею 25, так і за статтею 26 Закону України "Про відпустки" від 15.11.1996 № 504/96-ВР.
Що стосується документального підтвердження виключення з розрахунку середньої заробітної плати днів, що припадають на час відпустки без збереження заробітної плати, такими документами будуть заяви працівника та накази керівника на надання відпустки без збереження заробітної плати та табель обліку робочого часу.
Ситуація: чи проводити перерахунок ПДФО при перехідній відпустці
Працівник пішов у червні у відпустку, яка закінчиться в липні. За три дні до відпустки працівнику нарахували та виплатили відпускні та сплатили необхідні податки. Чи потрібно в липні здійснювати перерахунок утриманого податку з фізичних осіб з відпускних, нарахованих та виплачених у червні за липень?
Якщо при нарахуванні зарплати за липень сума податку на доходи фізичних осіб із липневої частини відпускних зміниться, то підприємство має право зробити перерахунок.
Адже роботодавець зобов’язаний проводити перерахунок (пп. 169.4.2 Податкового кодексу України; ПК):
- за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;
- під час проведення розрахунку за останній місяць застосування податкової соціальної пільги в разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, визначених підпунктом 169.2.3 ПК;
- під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.
Як бачимо, зазначений у запитанні випадок відсутній. Отже, роботодавець може скористатись наданим підпунктом 169.4.3 ПК правом здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого податку за будь-який період та в будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування.
Ситуація: працівниця вийшла на роботу з декретної відпустки і написала заву про надання щорічної основної відпустки. Чи має бухгалтер врахувати дні та суму декретних у розрахунку відпускних
Так, має. Пояснимо чому.
Для оплати часу щорічної відпустки бухгалтер має обчислити середню заробітну плату на основі виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100).
Обчислюючи середню заробітну плату для оплати часу відпусток, враховують:
- основну заробітну плату;
- доплати та надбавки;
- премії, які не мають разового характеру;
- одноразову винагороду за підсумками роботи за рік та за вислугу років;
- виплати за час, протягом якого за працівником зберігають середній заробіток;
- допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.
Надання матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (ФСС з ТВП) регулює Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105).
Відповідно до частини першої статті 25 Закону № 1105 допомогу по вагітності та пологах надають застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке компенсує втрату заробітної плати (доходу) за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Зазначену допомогу надають застрахованій особі в розмірі 100% середньої заробітної плати (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).
У статті 31 Закону № 1105 визначено, що підставою для призначення допомоги по вагітності та пологах є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності.
Отже, допомогу по вагітності та пологах слід зараховувати до виплат, які враховують під час обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток.
Виплату за час щорічної відпустки бухгалтер має нарахувати шляхом ділення сумарного заробітку (в т. ч. суми допомоги по вагітності та пологах) за останні перед наданням відпустки 12 місяців на відповідну кількість календарних днів року, за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством. Одержаний результат потрібно помножити на число календарних днів відпустки.
Ситуація: як нарахувати відпускні за не відпрацьованого року
Розглянемо ситуацію, коли, наприклад, працівницю прийнято на роботу 08.07.2015. Із 28.06.2016 вона йде у відпустку на 14 календарних днів. Як правильно розрахувати і виплатити відпускні, якщо їй було нараховано заробітну плату за липень 2015 року в сумі 1126,96 грн, із серпня 2015-го по квітень 2016 року — щомісячно в сумі 1440,00, за травень 2016 року — в сумі 1470,00?
Як обчислювати відпускні, встановлює Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100).
Середню заробітну плату для оплати часу щорічної відпустки обчислюють із виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (п. 2 Порядку № 100). Працівникові, який пропрацював на підприємстві менше ніж рік, середню заробітну плату обчислюють із виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка. Тож у цьому випадку розрахунковим періодом буде серпень 2015-го — травень 2016 року.
Увага: із розрахункового періоду виключається час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково
Відпускні нараховують із розміру середньоденної заробітної плати (п. 5 Порядку № 100). Її обчислюють шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством). Одержаний результат потрібно помножити на число календарних днів відпустки (п. 7 Порядку № 100).
Розрахуємо відпускні за даними, наведеними у ситуації.
Кількість календарних днів у розрахунковому періоді дорівнює 305. Кількість святкових і неробочих днів — 8. Загальний заробіток за розрахунковий період дорівнює 14 430,00 грн.
Середньоденна заробітна плата становить 48,59 грн. (14 430,00 грн. ÷ (305 к. дн. – 8 к. дн.)). Сума відпускних становить 680,26 грн. (48,59грн. × 14 к. дн.).
Зазначимо також, що відповідно до пункту 10 Порядку № 100 у випадках підвищення тарифних ставок і посадових окладів як у розрахунковому періоді, так і в періоді, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток, заробітну плату за проміжок часу до підвищення коригують на коефіцієнт їх підвищення.
Увага: працівникові, який пропрацював на підприємстві менше ніж рік, середню зарплату обчислюють на основі виплат за фактичний час роботи. Тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка. Тому розрахунковий період для обчислення середньої зарплати за час відпустки залежить не від місяця видання наказу і кількості цих наказів, а від того, в якому саме календарному місяці згідно з наказом працівникові надають відпустку. Наприклад, якщо згідно з наказом працівникові надавали щорічну основну відпустку строком на 24 календарних дні з 15 листопада 2016 року, то розрахунковим періодом для обчислення середньої зарплати буде листопад 2015 року — жовтень 2016-го. Якщо ж за одним наказом працівникові надають щорічну відпустку в листопаді 2016 року і додаткову відпустку, яка починається у грудні 2016 року, то під час обчислення середньої зарплати для оплати щорічної відпустки розрахунковим періодом буде листопад 2015 року — жовтень 2016-го, а для оплати часу додаткової відпустки — грудень 2015 року — листопад 2016-го (лист Мінсоцполітики від 01.12.2016 № 1623/13/84-16)
Ситуація: як бути з нарахованими відпускними, якщо працівник уклав військовий контракт під час відпустки
Після повернення із зони АТО працівник написав заяву на відпустку. Йому нарахували та виплатили відпускні. Останнього дня відпустки дружина працівника принесла витяг із наказу та повідомлення з військкомату про те, що чоловіка прийнято на військову службу за контрактом. Згідно з документами контракт укладено під час відпустки. Як тепер бути з попередніми нарахуваннями?
Документи, що підтверджують вступ працівника на військову службу, здебільшого потрапляють до роботодавця зі значним запізненням щодо дати укладання контракту. Це типова ситуація, яка не повинна викликати хвилювання, а надто — поштовху оформити належні працівнику гарантії «заднім числом».
У день отримання документів, що підтверджують укладення працівником військового контракту, роботодавець має видати наказ про забезпечення гарантій такому працівникові. У наказі потрібно зазначити, що працівника увільнено від роботи зі збереженням місця роботи, посади та середнього заробітку з дати укладення контракту.
Позаяк за працівниками, зокрема, призваними на строкову військову службу або прийнятими на військову службу за контрактом, у тому числі шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення зберігаються місце роботи, посада та середній заробіток (ст. 119 Кодексу законів про працю України).
Розрахунок відпускних при неповному робочому часі
Нерідко на підприємстві працівники працюють на умовах неповного робочого часу. Як і решта працівників, вони мають право на щорічні, додаткові, соціальні та інші відпустки. Попри те що ці працівники працюють неповний робочий день, тривалість відпустки їм не зменшують. Адже частиною третьою статті 56 Кодексу законів про працю України (КЗпП) визначено, що робота на умовах неповного робочого часу не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників.
На умовах неповного робочого часу працюють і сумісники. Відповідно до пункту 6 частини сьомої статті 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) їм надають щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного строку безперервної роботи у перший рік роботи на підприємстві одночасно з відпусткою за основним місцем роботи. Тобто зовнішньому суміснику відпустку можуть надати і в перший місяць роботи. Загалом правила надання відпусток працівникам, які працюють на умовах неповного і повного робочого часу, є однаковими і визначені, зокрема, у статтях 10, 20, 25 Закону про відпустки залежно від виду відпустки. Суму відпускних обчислюють відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100(далі — Порядок № 100). Однак порядок розрахунку відпускних, як і компенсації відпустки, залежить від установленого для працівника режиму неповного робочого часу:
- неповного робочого дня;
- неповного робочого тижня;
- неповного робочого дня за неповного робочого тижня.
Ситуація: у зв’язку з важким фінансовим становищем підприємство вже більше року працює в режимі неповного робочого часу. Як правильно розрахувати працівникам відпускні
Відпускні за неповного робочого дня
Найпоширенішим режимом неповного робочого часу, звісно, є робота на умовах неповного робочого дня. Для оплати часу щорічної основної відпустки розрахунковим періодом є останні 12 календарних місяців (к. міс.) роботи, що передують місяцю надання відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку № 100).
Якщо ж працівник працює на підприємстві менше року, таким періодом є фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надано відпустку.
З урахуванням пункту 7 Порядку № 100 середню заробітну плату обчислюють діленням сумарного заробітку у розрахунковому періоді на кількість календарних днів розрахункового періоду (року чи меншого відпрацьованого періоду), зменшену на кількість святкових і неробочих днів, визначених у статті 73 КЗпП. Суму відпускних обчислюють як добуток середньої заробітної плати та кількості календарних днів (к. дн.) відпустки. Для унаочнення розглянемо ситуацію.
Наприклад, на підприємство з 16.11.2015 прийнято робітника на умовах сумісництва (зовнішнє) з неповним робочим днем. Йому встановлено розмір посадового окладу з 0,5 розміру посадового окладу працівника 2-го тарифного розряду за ЄТС (692 грн.). У травні йому надано щорічну основну відпустку з 23.05.2016 на 24 к. дн. У період з 01.12.2015 по 30.04.2016 йому нараховано 3515,36 грн. Потрібно розрахувати суму відпускних.
У такому разі розрахунковим періодом для обчислення суми відпускних буде грудень 2015 — квітень 2016 року. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді — 152, а кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період, — 3 (1, 7 січня, 8 березня).
Середня заробітна плата дорівнюватиме 23,59 грн. (3515,36 грн. ÷ (152 к. дн. – 3 к. дн.)).
Отже, робітнику-суміснику потрібно нарахувати відпускні в сумі 566,16 грн. (23,59 грн. × 24 к. дн.).
Увага: про зміну істотних умов праці — систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та інших — працівник має бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці
Як видно із ситуації, порядок розрахунку відпускних для працівника, який працює на умовах неповного робочого дня, нічим не відрізняється від розрахунку відпускних у разі звичайних умов праці (тобто повний робочий день).
| 