Відпустка — омріяна пора працівників, але й додаткова робота бухгалтеру. Адже саме він розраховує та виплачує відпускні. Ускладнити цю процедуру може чергове підвищення посадових окладів працівників, через яке доведеться коригувати виплати. Тому розглянемо, як правильно розрахувати відпускні в різних ситуаціях.

Кожен працівник має право на оплачувану щорічну відпустку. Це гарантують стаття 2 Кодексу законів про працю України(КЗпП) та стаття 2 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон № 504). Відпустку надають незалежно від того, ким є працівник — громадянином України, іноземцем чи особою без громадянства, працює він за основним місцем роботи чи за сумісництвом, а також від того, який режим робочого часу встановлено працівнику (повний, неповний чи скорочений). На період відпустки за працівником зберігають місце роботи (посаду) та заробітну плату.

Увага: норми трудового законодавства повною мірою поширюються й на працівників-сумісників (лист Мінсоцполітики від 12.09.2016 № 1294/13/84-16). Зокрема, це стосується оплати праці, права на відпустку та компенсації за невикористану відпустку. Так, відпустку на роботі за сумісництвом надають одночасно з відпусткою за основним місцем роботи. При цьому тривалість щорічної відпустки на основній роботі й на роботі за сумісництвом може бути різною. Тож якщо тривалість щорічної і додаткової відпустки на роботі за сумісництвом більша, ніж за основним робочим місцем, працівник може стати до роботи за основним місцем роботи, а за сумісництвом — продовжувати перебувати у відпустці. Працівник також має право стати до роботи за основним місцем роботи і за сумісництвом, скориставшись правом на грошову компенсацію за дні невикористаної відпустки. Обчислення середньої зарплати для оплати часу щорічної відпустки й інших видів відпусток здійснюють за основним місцем роботи і за сумісництвом окремо. Розрахунковий період для обчислення середньої зарплати за час відпустки залежить від того, в якому саме календарному місяці згідно з наказом працівникові надається відпустка. За працівником на роботі за сумісництвом зберігається право отримати допомогу на оздоровлення. Разом із цим працівникам-сумісникам оплата часу додаткових відпусток у зв’язку з навчанням не передбачена.

Зауважимо, що громадяни, які працюють за цивільно-правовим договором, не мають права на відпустки. Позаяк такі відносини є цивільними, а не трудовими. А право на відпустки мають особи, що працюють на підприємстві за трудовим договором (ст. 74 КЗпП).

Розрахунковий період для відпускних

До бухгалтерської служби підприємства почали надходити накази про надання працівникам чергових відпусток. Для оплати часу перебування у відпустці потрібно визначити розрахунковий період, а також кількість днів у ньому та врахувати всі виплати, що були здійснені у цей період.

Особливістю оплати днів відпустки є те, що обчислюють її з огляду на середню заробітну плату відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 № 100 (далі— Порядок № 100).

Перш ніж обчислити середню заробітну плату — бухгалтер має правильно визначити розрахунковий період і кількість календарних днів у ньому. Як саме це зробити — з’ясуємо далі.

Відповідно до абзацу першого пункту 2 Порядку № 100 середню заробітну плату для оплати часу відпусток або виплати компенсації за невикористані відпустки обчислюють з огляду на виплати за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки, або виплати компенсації за невикористані відпустки.

Утім, можливі випадки, коли працівник відпрацював в установі менше ніж 12 календарних місяців. Визначення розрахункового періоду у різних ситуаціях наведено в Таблиці.

Отже, розрахунковий період зазвичай становить 12 місяців перед наданням відпустки. Скажімо, якщо працівник іде у відпустку в червні 2016 року — розрахунковим періодом буде червень 2015-го — травень 2016 року.

Дні, які вилучають із розрахункового періоду

Із розрахункового періоду вилучають час, протягом якого працівники згідно із чинним законодавством або через інші поважні причини не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково.

До таких поважних причин належать:

• перебування у відпустках без збереження заробітної плати відповідно до статті 25 та статті 26 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 № 1203/13/84-12);
• час простою не з вини працівників;
• робота з незалежних від працівників причин у режимі неповного робочого тижня, зокрема, коли наказом по установі працівників було переведено на роботу на умовах неповного робочого тижня у зв’язку з неможливістю забезпечити їх роботою впродовж нормальної тривалості робочого тижня (лист Мінпраці від 25.05.2009 № 294/13/84-09);
• період відпустки по догляду за дитиною до 3-х років або, за наявності медичного висновку, — до 6-ти років.

Увага: у разі, якщо в періоді, коли працівник не працював (наприклад, перебував у відпустці без збереження заробітної плати), йому була виплачена, скажімо, премія, то цей місяць і виплати, що проводилися протягом такого місяця, вносять до розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпусток (лист Мінпраці від 20.12.2007 № 929/13/84-07)

Наступний крок — розрахувати кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

Календарні дні у розрахунковому періоді

Для визначення календарних днів у розрахунковому періоді бухгалтеру потрібно:

• підсумувати всі календарні дні в розрахунковому періоді;
• відняти всі святкові та неробочі дні, визначені статтею 73 КЗпП;
• відняти дні, протягом яких працівник відповідно до законодавства або через інші поважні причини не трудився, і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абз. 6 п. 2 Порядку № 100).

Розглянемо далі на прикладах, як правильно визначати розрахунковий період та кількість календарних днів за розрахунку середнього заробітку для нарахування відпускних.

Приклад: 

Приклад 1.

Працівник з 06.06.2016 іде у щорічну основну відпустку тривалістю 18 календарних днів. Із 04.08.2013 по 18.08.2013 він не працював у зв’язку з простоєм в установі не з його вини. За час такого простою йому було нараховано 2/3 окладу. Як правильно визначити розрахунковий період та кількість календарних днів за розрахунку відпускних.

Розрахунковим періодом буде червень 2015-го — травень 2016 року. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді за вирахуванням святкових і неробочих днів становить:

366 к. дн. – 10 дн. – 14 дн. = 342 к. дн.

Приклад: 

Приклад 2.

Працівник з 06.06.2016 іде у щорічну основну відпустку тривалістю 20 календарних днів. З 15-го по 19 лютого 2016 року працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати на умовах, передбачених статтею 25 Закону про відпустки. Як правильно визначити розрахунковий період та кількість календарних днів за розрахунку відпускних.

Розрахунковим періодом буде червень 2015-го — травень 2016 року. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді за вирахуванням святкових і неробочих днів, протягом яких працівник не працював з поважних причин:

366 к. дн. – 10 дн. – 5 дн. = 351 к. дн.

Зауважимо, що час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, вилучають із розрахункового періоду (абз. 6 п. 2 Порядку № 100). Зазначена норма стосується, зокрема, випадків, коли працівнику надається відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку відповідно до статті 25 Закону про відпустки.

Дні прогулу з вини працівника з розрахункового періоду вилучати не варто, оскільки їх не можна вважати поважною причиною для відсутності на робочому місці.

Тривалість відпустки

Тривалість відпусток визначає Закон № 504 й інші закони та нормативно-правові акти України. В основному це документи, що регламентують діяльність працівників окремих професій. Щорічну відпустку завжди розраховують у календарних днях, незалежно від режимів і графіків роботи на підприємстві (ст. 5 Закону № 504).

За відпрацьований робочий рік працівнику можна надати не більше 59 календарних днів відпустки (основної та додаткової), а зайнятим на підземних гірничих роботах — 69 календарних днів (ст. 10 Закону № 504).

Щорічна основна відпустка має бути не меншою за 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік. Відлік відпрацьованого року починають з дня укладення трудового договору (ст. 6 Закону № 540).

Ситуація: як правильно розрахувати тривалість відпустки, якщо на розрахунковий період припадає святковий день

Ситуація: чи можна надати відпустку повної тривалості новоприйнятому працівнику після двох місяців роботи

Розрахунок відпускних

Щоб розрахувати суму відпускних, визначають показник середньої заробітної плати. Для цього сумарний заробіток у розрахунковому періоді ділять на кількість календарних днів у цьому періоді (п. 7 Порядку середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100; далі — Порядок № 100). Середньоденну зарплату множать на кількість днів відпустки — і отримують суму відпускних.

У загальному випадку середню заробітну плату для оплати щорічної відпустки обчислюють на підставі виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю відпустки. Виплати, що входять до розрахунку, перелічено у пункті 3 Порядку № 100.

Увага: для розрахунку середньої зарплати виплати слід брати у тому розмірі, у якому вони нараховані — без вирахування утриманого ПДФО, військового збору, аліментів тощо

У 12-місячному розрахунковому періоді 365 (366) календарних днів. Цю кількість зменшують на святкові та неробочі дні, установлені статтею 73 КЗпП, та дні, протягом яких працівник згідно із законодавством (з інших поважних причин) не працював і за ним не зберігався (зберігався частково) заробіток (абз. 6 п. 2 Порядку № 100).

Увага: суму відпускних працівника визначають шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців на відповідну кількість календарних днів року (за винятком святкових і неробочих днів). Одержаний результат множать на число календарних днів відпустки. Якщо такі розрахунки проводять до закриття відомостей на зарплату, то після проведення нарахування усіх виплат працівникові можна перерахувати середню зарплату із урахуванням донарахованих сум. Для працівників-відрядників останній місяць можна замінювати іншим місяцем, що безпосередньо передує розрахунковому періоду (лист Мінсоцполітики від 06.02.2017 № 272/0/101-17/282)

Ситуація: як розрахувати відпускні жінці, яка одразу після відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років написала заяву на щорічну відпустку

Оскільки жінка не мала заробітку перед тим, як звернулась із заявою на відпустку, відпускні їй необхідно розраховувати на підставі посадового (місячного) окладу (тарифної ставки), установленого на момент нарахування (абз. 3 п. 4 Порядку № 100). Відтак у описаній ситуації для розрахунку беруть посадовий оклад, установлений у штатному розписі. Посадовий оклад множать на 12 місяців, в результаті чого отримують сумарний заробіток для обчислення зарплати.

Розрахунковий період визначають як кількість календарних днів протягом року за вирахуванням святкових і неробочих днів (н. дн.), тобто це 355 (354) к. дн. (365 к. дн. – 10 (11) н. дн.).

Якщо, наприклад, посадовий оклад працівниці за штатним розписом становить 5000 грн, тоді сумарний заробіток дорівнюватиме 60 000 грн (5000 грн × 12 міс.). Середньоденна зарплата для оплати відпустки становитиме 169,01 грн (60 000 грн ÷ 355 к. дн.) — якщо її надано у квітні, або 169,49 грн (60 000 грн ÷ 354 к. дн.) — якщо її надано у травні чи пізніше.

Середньоденну зарплату множать на кількість календарних днів відпустки і отримують суму відпускних.

Ситуація: як розрахувати відпускні за щорічну відпустку повної тривалості працівниці, що відпрацювала менше року

Йдеться про ситуацію, коли працівницю, яка має двох дітей віком до 18 років, прийнято на роботу з 17.01.2017. З 03.05.2017 року вона йде у щорічну відпустку повної тривалості (24 к. дн.). Оклад працівниці за штатним розписом — 7000 грн.

В описаній ситуації працівниця відпрацювала менше року, тому середню зарплату слід розраховувати відповідно до абзацу 2 пункту 2 Порядку № 100. Тобто на підставі виплат за фактичний час роботи: з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надають відпустку.

Розрахунковим для обчислення відпускних буде період із 01.02.2017 по 30.04.2017.

Сумарний заробіток за розрахунковий період — 21 000 грн (7000 грн × 3 міс.).

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді (без святкових днів): 87 к. дн.

Середньоденна зарплата становить 241,38 грн (21 000 грн ÷ 87 к. дн.).

Сума відпускних, яку мають нарахувати працівниці, складає 5793,12 грн (241,38 грн × 24 к. дн.).

Ситуація: як розрахувати відпускні та коли потрібно їх виплати, якщо працівник підприємства йде у відпустку з першого числа місяця

Відпускні слід виплатити працівнику не пізніше ніж за 3 дні до її початку (абз. перший ст. 21 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР).

До розрахункового періоду потрапить останніх 12 місяців, що передують місяцю надання відпустки. Таку вимогу містить абзац перший пункту 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100).

До розрахунку включають основну зарплату, доплати і надбавки, премії постійного характеру та інші виплати наведені у пункті 3 Порядку № 100.

Нарахування відпускних провадиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні 12 календарних місяців перед наданням відпустки або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року за винятком святкових і неробочих днів.

До розрахунку відпускних бухгалтер повинен включити суму нарахованої зарплати за повний відпрацьований місяць перед початком відпустки. Тобто, якщо працівник іде у відпустку, наприклад, у вересні, то серпень йому рахують як повний відпрацьований місяць.

Ситуація: як здійснити розрахунок відпускних працівнику підприємства з відрядною формою оплати праці

Пунктом 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Постанова № 100) визначено порядок розрахунку відпусток. Відповідно до частини 4 статті 115 Кодексу законів про працю України та частини 1 статті 21 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР відпускні слід виплатити не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.

Абзацом 9 пункту 2 Постанови № 100 встановлено, що при нарахуванні відпускних працівникам з відрядною оплатою праці за відсутності оперативних даних про їх зарплату до розрахункового періоду можна включити попередній місяць.

Також нагадаємо, що працівник має право отримати нараховану зарплату за період відпустки і в інші терміни. Для цього йому потрібно написати відповідну заяву, вказавши у ній необхідну дату виплати. Відповідне роз’яснення надано у листі Мінсоцполітики від 05.01.2012 № 7/13/133-12.

Ситуація: що включати до розрахунку відпускних штатним працівникам газет і журналів

Заробітна плата штатних працівників — журналістів складається із посадового окладу (основна) і авторських гонорарів (додаткова). Тож розглянемо, чи включаються авторські гонорари, допомога по тимчасовій непрацездатності, матеріальна допомога на оздоровлення при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування відпускних?

Порядок обчислення середньої заробітної плати затверджено постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі— Порядок № 100). Згідно з пунктом 3 Порядку № 100 при обчисленні середньої заробітної плати у всіх випадках її збереження основна заробітна плата, а також допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю включаються до розрахунку відпускних.

Літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що виплачується за авторським договором, та суми матеріальної допомоги на оздоровлення не враховуються при обчисленні середньої заробітної плати (п. 4 Порядку № 100).

Отже, до розрахунку відпускних необхідно включити основну заробітну плату та допомогу по тимчасовій непрацездатності, а суми матеріальної допомоги на оздоровлення та виплати авторської винагороди (гонорару) штатним журналістам включати не потрібно.

Ситуація: як розрахувати відпускні, якщо посадовий оклад в інвалюті

На підприємстві у трудових контрактах і штатному розписі посадові оклади працівників зафіксовано в іноземній валюті. Проте нараховують і виплачують зарплату у гривнах за курсом НБУ. Як у такому разі правильно обчислювати відпускні?

Порядок обчислення середньої заробітної плати затверджено постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100). Саме він визначає правила обчислення середнього заробітку для оплати щорічних відпусток.

Нарахування відпускних

Усі виплати включають до розрахунку середньої зарплати в тому розмірі, в якому вони нараховані, без вилучення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо (абз. 3 п. 3 Порядку № 100).

При цьому всі види нарахувань зарплатних виплат в іноземній валюті необхідно перераховувати в національну валюту за курсом НБУ на дату їх нарахування (п. 1.6.3 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5). Тобто у первинних документах із зарплати всі нарахування потрібно проводити у національній валюті. Зважаючи на те, що дані для розрахунку середньої зарплати для обчислення відпускних беремо із бухгалтерських документів, суми зарплатних виплат будуть у національній валюті. Тому немає підстав рахувати суми відпускних в іноземній валюті.

Відпускні нараховуємо шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством). Одержаний результат множимо на число календарних днів відпустки (абз. 1 п. 7 Порядку № 100).

До того ж слід мати на увазі, що, встановивши посадові оклади в іноземній валюті, неможливо застосувати пункт 10 Порядку № 100. Нагадаємо, що він передбачає проведення коригування заробітку під час обчислення відпускних у разі підвищення на підприємстві тарифних ставок і посадових окладів.

Хоча під час нарахування заробітної плати її гривнева сума щомісяця може коливатись через зміну курсу НБУ, проте посадовий оклад зафіксовано в іноземній валюті. І він не змінювався протягом останніх 12 місяців. Тому немає підстав проводити коригування заробітку під час обчислення відпускних.